Em nossas organizações, criamos milhares de documentos todos os dias, para fato de registro, processos ou estratégicos ao negócio de nossas empresas. Os documentos são manipulados, compartilhados, guardados e replicados com um objetivo claro e específico, de acordo com as regulamentações, burocracia e processos do negócio. Porém, na prática, não lembramos que precisamos destes documentos disponíveis, organizados e principalmente, da informação contida neles.

É comum, em nossas empresas, guardarmos documentos de uma forma “não tanto organizada”, e principalmente manipulada por estagiários ou menor aprendiz; não desmerecendo a competência, mas sim, a atividade, e em nossos atributos do dia a dia lembramos desta documentação somente quando somos acionados a prestar contas de alguma forma à algum órgão regulador ou pela própria gestão interna da empresa. Aí que nos deparamos com a incerteza, receio, e lembramos da devida importância da organização e da gestão desta documentação, pois advindo desta cobrança, vem o legado:

  • Primeiro devemos entender, por onde começar?

  • Onde posso localizar esta documentação?

  • Quem é o responsável por ela?

  • Consigo localizar de uma forma rápida? Qual o esforço?

  • Estes documentos estão guardados interna ou externamente?

  • A caixa existe, mas os documentos não estão lá dentro. Quem os pegou?

  • Como vou responder ao fisco no prazo solicitado, se nem sei por onde começar?

Estas e outras perguntas só nos vem à tona quando necessitamos respondê-las em tempo hábil, e geralmente urgente. Diante destes fatos, como podemos transformar esta documentação em dados e informações estratégicas para as empresas? Como transformar o papel ou imagem em um processo organizado e de simples rastreabilidade? Como podemos nos posicionar perante ao fisco ou à gestão da empresa?

Vou citar alguns casos práticos que facilitam a gestão, melhorando a performance, compliance e principalmente, reduzindo custos.

Caso 1 | Imagine um cenário perfeito, onde um auditor entra em sua empresa, solicita uma documentação específica e, com uma simples consulta, você tem um arquivo zipado de toda a documentação encaminhada em segundos para o e-mail do auditor.

Caso 2 | Sua empresa tem um processo de lojas, representantes, ou pontos de venda espalhados por inúmeras localidades, e tem a necessidade de obter uma documentação ou um processo específico para uma análise centralizada destas informações, para a tomada de decisões. É possível, através de uma captura descentralizada obter estes dados, fazendo uma conversão de imagem em textos (OCR – A tecnologia de Reconhecimento Óptico de Caracteres), ou imputados por uma central de informações, e esta documentação e dados seguem um fluxo de aprovações, compartilhamentos e processos, aplicando as regras de negócios da empresa.

Exemplo:

  • Rede de lojas: para captura de dados e documentos cadastrais, notas fiscais de produtos ou serviços;

  • Aprovação de crédito: pelo simples fato de digitalizar um CPF, consultando os birôs de aprovação e fornecendo todos os dados necessários para análise, aprovação ou validação;

  • Notas Fiscais: capturadas via XML ou digitalizadas e convertidas em XML, validadas automaticamente e integradas ao ERP, executando os lançamentos e previsão de pagamento, passando por um processo de aprovação, validação dos dados e impostos, armazenamento e disponibilizando estas informações.

Caso 3 | Prontuário de funcionários. Quais são os documentos que devo guardar? Por quanto tempo? Como organizar fisicamente e digitalmente estes documentos? Qual a temporalidade? Posso descartá-los? Eles fazem parte de um processo?

Estes documentos devem ser organizados fisicamente, obedecendo uma tabela de temporalidade jurídica e descartados somente se os documentos não fizerem parte de um processo ou ação de qualquer tipo. Esta organização permite o posicionamento do setor jurídico para uma tomada de decisões, acordos, ou baixa de um processo, assim como a rastreabilidade de todos os documentos, o check-list destes documentos pertencentes à pasta de seus colaboradores.

Nestes três casos citados, poderemos aplicar uma metodologia, processos e ferramentas que garantam que estes documentos possam ser transformados em informações, e estas, possam fazer parte de um processo, estratégia, e aplicabilidade em diversas áreas ou setores da empresa. Independente do provedor de Solução Documental, a razão deste texto é despertar a conscientização e quais os benefícios de adotar uma gestão documental alinhada à estratégia da empresa, facilitando as atividades, garantindo a performance adequada, reduzindo os custos e principalmente gerindo e rastreando todas as informações do seu negócio.

Lembre-se: soluções existem várias, provedores integrados de Gestão Documental são muito poucos; por isto, dê a devida atenção que estes documentos merecem. Não contrate software, e sim, os serviços alinhados à gestão e continuidade do negócio de sua Empresa.

Autor // Vânix Gonçalves – Diretor de Negócios da Lowcost

Autor

Redação IEG

O IEG é uma empresa que elabora soluções de ensino, pesquisa e consultoria em gestão de forma integrada e complementar para você e para a sua organização.

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