Implantar a filosofia Lean em um ambiente administrativo é bom para as empresas?

No Brasil e no mundo, é crescente a iniciativa das organizações em tornar Lean os seus processos administrativos. A aplicação do conceito Lean em áreas administrativas recebe o nome de Lean Office. Esta aplicação é de grande importância, visto que 60% a 80% dos custos envolvidos para atender a demanda de um cliente estão associados a uma função administrativa (DON TAPPING; TOM SHUKER, 2010). Desta forma, ambos os conceitos (Lean Manufacturing e Lean Office) têm o mesmo propósito, a eliminação de desperdícios ao longo do fluxo de valor.

Apesar da reconhecida importância, estudos demonstram que a aplicação dos conceitos Lean em áreas administrativas não é tão simples quanto em áreas de produção. Isto porque, em uma fábrica, o Lean pode ser visualizado com maior facilidade, uma vez que é possível observar os desperdícios de matéria-prima e retrabalho durante a composição de um produto final e, em áreas administrativas, a maioria das atividades geram informações ou serviços que dificultam a identificação de desperdícios. Pensando nisso, Tapping e Shuker (2010) publicaram um livro que apresenta uma abordagem metodológica para facilitar a implementação do Lean Office. Esta abordagem apresenta um método estruturado em oito passos para auxiliar as empresas que almejam tornar-se lean. São eles:

  • Comprometer-se com a filosofia: a alta Direção, bem como todos os funcionários;

  • Escolher o fluxo de valor: que tem algum valor para o cliente que está disposto a pagar e que demonstre, além do processo individual, os processos anteriores e posteriores que serão impactados;

  • Aprender sobre a filosofia: o processo de aprendizado difere para cada organização, sendo necessárias explicações aos integrantes sobre os conceitos e ferramentas. Podem ser apresentados materiais a respeito do assunto, estimular a participação em cursos e workshops, porém, o melhor aprendizado é a prática;

  • Mapear o estado atual: consiste numa apresentação visual, por meio de símbolos ou ícones, do fluxo de material e informações de um fluxo de valor específico. Para um bom mapeamento, deve-se observar e entender o fluxo de valor, iniciá-lo pelo ponto mais próximo ao cliente e, então, voltar aos processos ou atividades iniciais do fluxo de valor;

  • Identificar as métricas: apesar de algumas métricas serem genéricas, sempre haverá métricas específicas para o fluxo de valor selecionado e que serão determi­nadas em função desse fluxo. Para determinar uma métrica Lean que seja eficaz, deve-se procurar aquela que permita a estratificação em componentes que abordem os desperdícios identificados. Contudo, as métricas definidas devem ser fáceis de entender e cujos dados sejam facilmente coletáveis;

  • Mapear o estado futuro: deve-se anali­sar criticamente o mapa do estado atual, a fim de solucionar os problemas detectados. Além disso, é necessário entender a demanda do cliente. Todos devem colaborar com ideias para o plano e, para atingir o estado futuro, deve-se pensar nessas ideias como um processo de evolução. É importante frisar que rastrear a demanda do cliente em um ambiente administrativo pode exigir constantes ajustes nos planos para o estado futuro;

  • Criar os planos Kaizen: significa melhorar um fluxo de valor ou de um processo, com o intuito de aumentar o seu valor agregado, diminuindo os desperdícios. O processo de planejamento é fundamental, pois permite que as melhorias sejam alcançadas e os esforços reconhecidos. Sendo assim, para a implementação das ideias de melhoria do fluxo de valor, é necessário dividi-las em etapas. Essa sequência de planeja­mento auxiliará na implementação eficaz dos planos Kaizen;

  • Implementar os planos Kaizen: é o passo final na transformação Lean. Desta forma, existem três passos para a implementação: preparação, implementação e follow-up. É importante lembrar que nenhum plano é perfeito e por isso necessita de adequações e ajustes.

Diante deste contexto, você implantaria o Lean Office na sua organização? Antes de responder é interessante fazer uma análise de um dos casos estudado (Quadro 1) que utilizou como referência os oito passos propostos.

Quadro 1:

 

tabela-01_artigo-braskem

 

De forma a auxiliar a análise crítica, o Quadro 2 agrupa os passos propostos por Tapping e Shuker (2010) e apresenta a maneira como eles foram implementados.

Quadro 2:

tabela-02_artigo-braskem

Após o estudo de caso, o autor concluiu que a implementação do modelo proposto proporcionou a redução e eliminação de desperdícios, tendo como resultado o término do atraso na implementação de bolsas de estudo. Além disso, o modelo possibilitou alcançar e manter os resultados obtidos.

Perante o exposto, fica claro que a aplicação dos oito passos propostos é fundamental para implantação do Lean Office nas empresas, além de ser essencial para os negócios, pois proporciona a redução e eliminação de desperdícios, garantindo a manutenção dos resultados. Cabe ressaltar que alguns passos não foram aplicados, mas, mesmo assim, resulta­dos positivos foram obtidos. Entretanto, nada adianta implantar uma nova filosofia de trabalho em uma organização se todos os Líderes diretos dos processos não estiverem envolvidos e comprometidos com o processo de melhoria continua da Companhia.

 Então, o que você faria? Implementaria ou não na sua empresa?

Autor // Giovani Duarte de Oliveira – Analista de Planejamento e Gestão de Desempenho CSC